Сегодня все бизнес-процессы подвержены цифровой трансформации. Процессы цикла закупок не являются исключением. Инвестируя в цифровизацию, компании стремятся получить эффект в виде сокращения затрат, ускорения процесса, снижения администрирования, большей прозрачности,… В этой статье мы не будем рассуждать о цифровой трансформации в общем или перечислять цифровые инструменты в сфере закупок, а поговорим об очень важном элементе цикла закупок – поиске поставщиков.

    От закупщиков/снабженцев и руководителей компаний мы часто слышим тезис о том, что Электронные Торговые Площадки (ЭТП или E-Sourcing) полностью решают вопрос поиска поставщиков. Эта точка зрения активно поддерживается самими публичными торговыми площадками, а также разработчиками/вендорами подобных инструментов. Но как обстоят дела на самом деле?

    Для начала давайте разберёмся с самим понятием «ЭТП». Для разных участников рынка (в зависимости от их коммерческих целей, статуса и рыночной позиции) назначение, функционал и возможности данного инструмента могут отличаться. Существует 6 видов электронных торговых площадок в различном их проявлении:

• Публичные – площадки с открытым доступом для поставщиков и закупщиков, такие как SAP Ariba, Scanmarket, B2B Center, Bidzaar,… Площадки являются платными для закупщиков и в ряде случаев для поставщиков.
• Корпоративные – площадки для проведения закупок в интересах определённой компании или группы компаний. Как правило бесплатны для поставщиков - участников, хотя бывают исключения. Корпоративные ЭТП могут быть интегрированы с публичными площадками, могут быть реализованы на готовых решениях, но часто встречаются InHouse разработки.
• Государственные - площадки, на которых обязаны проводить закупки государственные учреждения и организации в соответствии с местными законами. В России - ЕИС Закупки.
• Маркетплейсы для бизнеса (Amazon business, Alibaba). Фактически их тоже можно считать ЭТП, но уже с готовыми предложениями для бизнеса по популярным категориям, таким как канцелярские принадлежности, расходные материалы, основное сырьё.
• ЭТП поставщиков – фактически это не площадки для закупки, а корпоративные аукционы. Имеют место на дефицитном рынке сырья (например, в категории «сахар»).
• Товарные Биржи и организации, работающие по принципу товарной биржи.

    В статье речь пойдёт исключительно о публичных и интегрированных с публичными корпоративных ЭТП для бизнеса. Владельцы и продавцы данных инструментов заявляют о наличии сотен тысяч и даже миллионов активных поставщиков, которые «способны покрыть любую потребность в закупке», и закупщику не нужно отдельно заниматься поиском. Реальные же возможности ЭТП проиллюстрируем на конкретных закупочных кейсах.

Кейс 1 «Расходники»: Закупка мелкого инструмента для производства

    Опыт размещения заявок на публичных ЭТП показал, что на площадках зарегистрированы исключительно торговые компании (дистрибьюторы, агрегаторы или простые перекупщики). Их весьма ограниченное количество на фоне полного отсутствия заводов-изготовителей делало выборку потенциальных поставщиков нерепрезентативной с точки зрения охвата рынка. А их предложения даже по итогам редукциона («игры на понижение») оставались неконкурентными, в то время как, например, полученная цена в результате переговоров с производителем оказывалась в 2 раза ниже, что делало сделку вне ЭТП более выгодной, несмотря на все операционные сложности прямого контракта с производителем.

Кейс 2 «Подрядчики»: Поиск бригад электромонтажников на субподряд

    Генеральный подрядчик выиграл крупный тендер на электромонтажные работы в регионе с обширной географией, и у него возникла потребность в субподрядчиках. При этом, чтобы уложиться в экономическую модель, субподрядчики должны были быть представлены не очередными посредниками, а именно исполнителями - бригадами электромонтажников. На ЭТП данных исполнителей найти невозможно. Как правило, это малые компании и индивидуальные предприниматели, которых в принципе очень сложно найти дистанционно даже с помощью интернет-поисковиков, поскольку у них элементарно нет сайтов, а информация в Интернете часто не актуальна. Поиск подобных поставщиков ведётся при помощи бизнес-связей, специализированных ресурсов и по частным объявлениям.

Кейс 3 «Узкий/монопольный рынок»: Сетевое оборудование

    Когда производители/вендоры оборудования хорошо известны, размещение закупки на ЭТП с точки зрения поиска поставщиков – это действие, лишённое какой-либо добавленной стоимости, чистая трата времени, особенно если в тех. задании речь идет о конкретном бренде/ производителе. Максимум, что мы получаем в этой ситуации – это «игру» дистрибьюторов, которые не влияют существенным образом на политику ценообразования, а разве что могут поделиться своей маржей, снижение цены при этом в лучшем случае составит не более 2-3%. Чтобы получить лучшие условия, важно проводить конкурс именно среди вендоров. И маловероятно при этом, что вендоры побегут регистрироваться на ЭТП, поскольку для них это также действие, лишённое какого бы то ни было коммерческого интереса. При наличии ограниченного списка из 2-3 производителей прямые итерации короче, эффективнее и не требуют дополнительной оплаты посреднику.

Кейс 4 «Стратегическая закупка»: Сырьё для производства

    Сколько бы откликов ни дал поиск на ЭТП, для стратегической закупки этого всегда будет недостаточно. Цель стратегической закупки – найти лучшего поставщика(ов) на Рынке (иногда не только на внутреннем, но и глобальном), а максимум, что позволяют нам сегодня увидеть различные ЭТП, – это лишь малый сегмент рынка зарегистрированных и работающих на площадке поставщиков, у которых можно лишь разместить заказы на разовую или малоценную закупку путём «сравнения 3-х коммерческих предложений».

    Для стратегической закупки важно включать весь инструментарий поиска, поскольку речь может идти о тысячах тонн закупаемой продукции в год и десятках или даже сотнях миллионов рублей. И каждый полученный процент экономии в результате грамотно выстроенной стратегии переговоров и правильной модели закупок выражается в огромных абсолютных значениях для компании и существенным образом влияет на себестоимость выпускаемой продукции.

    Стоит ли говорить, что при таких объёмах поставщики сырьевых товаров, которые часто торгуются на биржах и могут быть дефицитными, в принципе не рассматривают своё участие в тендерах и тем более на ЭТП, если только это не аукцион, где продажа осуществляется заказчику, который предложит самую высокую цену (реальный случай). Но уж точно не для этого закупщики используют ЭТП.

Кейс 5 «Анализ предложений»: Логистические/транспортные услуги

    Ещё недавно электронные площадки предлагали нам сравнивать и выбирать поставщиков исключительно по цене, когда все остальные критерии чётко определены и зафиксированы для всех участников. Стоит ли говорить, что в этом случае заказчиком часто упускались важные параметры (напр., операционные KPI и методы их контроля, условия оплаты и др.), а также исключалась возможность предложения поставщиками различных технических решений на одну и ту же потребность. Сегодня стандартный инструментарий ЭТП позволяет сравнить стоимость лота (либо отдельных элементов) от поставщиков А и В даже с учётом некоторых качественных параметров, но этого не всегда достаточно. В кейсе с транспортной логистикой крупной торговой компании на каждое из 400-х направлений доставки товаров к точкам продаж приходилось выбирать лучших перевозчиков из почти 200-х заявленных компаний-участников и с учётом качественных критериев распределять квоты на перевозку. В итоге были отобраны 70 поставщиков с распределёнными квотами и определены спотовые тарифы для каждого направления.

    Ни одна из существующих публичных площадок не обладает аналитическим инструментарием для решения подобных задач. А корпоративные площадки требуют серьёзных кастомных доработок причём под каждую категорийную стратегию (которые ещё имеют свойство регулярно пересматриваться).

    Выбор поставщика также может включать сложный алгоритм сравнения совокупной стоимости владения (TCO, total cost of ownership), сравнения различных сценариев пользования таких как приобретение, аренда/лизинг или покупку сервиса (XaaS, anything-as-a-service), включая оценку чистой приведённой стоимости (NPV, Net Present Value). А в ряде случаев на ЭТП даже не реализован элементарный инструмент сравнения предложений с учётом условий оплаты и стоимости капитала (WACC).

Кейс 6 «Редкий или уникальный продукт или услуга»: Услуга по обслуживанию ж/д переезда

    Коммерческая компания организовала въезд на свою территорию через несколько линий ж/д и построила переезд. Поиск обслуживающей компании на различных публичных ЭТП дал нулевой результат. Это ещё одна иллюстрация, когда «Google» справляется лучше с поиском поставщика, чем любая ЭТП. Как и в случае с производителями или продавцами дефицитного товара, вряд ли поставщики специфического или узкоспециализированного продукта пойдут массово предлагать свои услуги на ЭТП.

 

    Таким образом, сегодня традиционные цифровые инструменты сорсинга не решают задачу поиска поставщиков в контексте профессиональной закупки, что, впрочем, совпадает с мнением ряда компаний-заказчиков, которые размещают свои закупки на ЭТП. Пока всё ещё заказчикам приходится по старинке искать поставщиков и, если этого требует закупочная процедура, убеждать или принуждать их регистрироваться на ЭТП.

    Есть и другой минус: отсутствие репрезентативной выборки поставщиков или их низкий отклик на ЭТП может стать предметом манипуляций недобросовестного закупщика для оправдания закупки у конкретного «единственного поставщика».

Преимущества электронных торговых площадок

    Во-первых, в любой организации существует большое количество низкостоимостных закупок, когда использовать ресурсы квалифицированных закупщиков нецелесообразно, поскольку весь выбор поставщика может быть сведён к «сравнению 3-х предложений». Определив порог таких закупок (и прописав в процедуре), их можно делегировать менеджерам заказов, внутренним клиентам или передать на аутсорсинг.

    Во-вторых, редукцион гораздо удобнее проводить на площадке (eAuction), чем делать звонки и отправлять письма поставщикам. Особенно, это удобно при выборе стратегии «короткой фиксации» на волатильных рынках, когда закупщик формирует пул авторизованных на некий период (прошедших предквалификацию по ряду параметров) поставщиков, но без распределения объёма будущих закупок. В результате короткого редукциона на ЭТП заказ размещается у того поставщика из пула, который предложил наилучшую цену в данный момент.

    В-третьих, ЭТП обеспечивает прозрачность процесса выбора поставщика, а корпоративные ЭТП позволяют «зашить» процедуру в инструмент и гарантировать комплаенс (соблюдение) процесса закупок.

  И в-четвёртых, ЭТП могут быть интегрированы с рядом дополнительных инструментов закупок: от управления контрактами (S2C) включая ЭДО, до реализации полного транзакционного цикла до оплаты (S2P).

    При этом сама функция сорсинга в данных инструментах подразумевает лишь выбор поставщиков из существующего списка, но не являются инструментами именно поиска поставщиков, а сама ЭТП не является гарантом закупки на лучших коммерческих условиях. Причина этого в том, что сегодня площадки ждут, когда поставщики сами придут и будут регистрироваться на ЭТП, или их приведут закупщики.

Как ЭТП могут улучшить сервис для закупщиков

    Необходимо задуматься о способах побуждения поставщиков приходить на площадку, регистрироваться и активно отвечать на запросы, особенно в ситуациях, описанных в кейсах. И для того, чтобы поставщики не теряли интерес к площадке, важно:

• 1. Развивать базу заказчиков, анализировать категории и объёмы заявок на закупку и предоставлять аналитику. Поставщик может не понимать, зачем ему идти на ЭТП, если в сфере его продукции или услуг нет заказчиков/ запросов.
• 2. Сделать доступ и работу на площадке бесплатной для поставщиков в любом её проявлении. Бенифициаром снижения цены является компания-покупатель и логично, что именно она оплачивает услуги площадок, а поставщик «платит» свою часть в виде снижения цены, что и работает на привлекательность площадки. Однако сегодня даже те некоторые площадки, которые обещают бесплатное участие поставщиков, на самом деле берут плату «за выигрыш», но это всё та же плата за участие, поскольку даже если заказчик объявит поставщика победителем по итогам конкурса, это ещё не гарантирует последнему контракт. И площадки прямо об этом пишут: «… запрос ценовых предложений не является торгами в понимании ст.447-449, 1057-1061 ГК РФ. Организатор оставляет за собой право выбора Участника-Победителя путем коллегиального решения конкурсной комиссии, вне зависимости от результатов ЭТП.» Логично, что необходимость оплаты снижает мотивацию поставщиков и, как следствие, охват рынка, а также количество откликов, ограничивая тем самым конкуренцию.
• 3. Упростить регистрацию. В ряде корпоративных ЭТП процесс регистрации и предквалификация тождественны для всех контрагентов и категорий, что иногда требует от 0,5 до 2,0 чел./дня для прохождения данной процедуры поставщиком. Профессиональные закупщики знают, что детальная квалификация участников не всегда целесообразна – это зависит от категории и типа закупки, стоимости заявки и пр. Регистрация должна быть очень простой, а предквалификация – соответствовать особенностям категории.
• 4. Настроить номенклатуру. Иногда поставщики, которые пытаются зарегистрироваться на ЭТП, не могут найти категорию, в которой они предоставляют свои товары или услуги. Либо получают требование предоставить документы, которые не применимы к их деятельности. Уважаемые владельцы ЭТП, нет таких номенклатурных категорий, как «прочее», «разное», просто «услуги», «малоценные закупки» или «аутсорсинг» - это «мусорные корзины», куда поставщикам сыплются нерелевантные заявки. Нечего и удивляться, что нет откликов на запросы. Правильно составить номенклатуру помогут профессиональные закупщики или консультанты по закупкам.
• 5. Развивать аналитические инструменты оценки предложений. Хотя бы на уровне распространённых сценариев закупки: оценивать влияние отсрочки, ТСО, NPV.

Как цифровизация помогает решить задачу сорсинга сегодня

    Потребность Закупок заключается в том, что они хотят получать лучший отклик с Рынка на свой запрос, при этом административные и временные затраты должны быть оптимизированы и соответствовать этому запросу.

 

    Сорсинг – это важный рычаг в снижении затрат на закупку. Из нашей практики затраты на качественный сорсинг окупаются в 5 и более раз. Привлечение независимых экспертов позволит оценить текущий уровень использования данного рычага и определить пути повышения его эффективности.