«Как повысить эффективность предприятия?» и «Где найти добавленную стоимость?». Некоторые ответы могут лежать на поверхности и давно находиться в арсенале компаний как, например, «продавать больше и быстрее» и/ или «сократить бюджет», но не все решения очевидны в первом приближении. Сегодня речь пойдёт об одном из них – Аутсорсинге Закупок.

В чём же разница между аутсорсингом и сторонней услугой

    Само понятие «аутсорсинг» (от английского outsourcing: outer-source-using – использование внешнего источника и/или ресурса) появилось в России относительно недавно. Это форма организации работы, и её часто путают с получением внешней услуги или аутстаффингом («арендой» персонала).

    Наиболее точное определение мне встретилось в Investopedia:

    Аутсорсинг - это бизнес-практика привлечения сторонних лиц или организаций для оказания услуг и создания продуктов, которые традиционно выполнялись внутри компании собственным персоналом. Практика аутсорсинга обычно применяется компаниями для сокращения затрат. Услуга аутсорсинга, как правило, долгосрочна. Таким образом, она может затрагивать широкий круг функций: от поддержки клиентов до производства и центрального-офиса.

    В России бизнес традиции за последние 30 лет сильно поменялись. Например, если рассматривать функцию уборки, то на советских предприятиях почти в 100% случаях это были штатные сотрудники, затем постепенно функцию стали отдавать на «аутсорсинг», но сейчас во многих организациях это просто сторонняя услуга, поскольку компании даже не рассматривают наличие уборщиков в собственном штате. Также это касалось, например, штатного отдела капитального строительства (ОКС) – сейчас строительные работы, как правило, отдаются на ген. подряд сторонней специализированной организации, поскольку для непрофильных компаний это не только не является основным видом деятельности, но и требует отдельного лицензирования. То же можно сказать и об охранных услугах или грузовых перевозках.

Чем определяется потребность в аутсорсинге

    Наиболее частая причина состоит в том, что компании не считают определённую функцию ключевой в своей деятельности, не хотят её администрировать (в том числе отвлекая ресурсы руководства), а концентрируются на своём «сердце профессии». В итоге такая форма организации более выгодна, но скорее не точки зрения затрат, а с точки зрения общего экономического эффекта для компании, а также других (качественных) показателей эффективности: повышение уровня квалификации, улучшение качества данных и др. Примерами такого вида аутсорсинга являются внешняя ИТ поддержка (1-й и 2-й уровень) и бухгалтерия.

    Но есть обратные ситуации, когда у компании существует потребность во внутреннем развитии важной функции, но нет возможности нанять квалифицированный персонал. Например, одна крупная европейская компания не могла привлечь ИТ разработчиков в России, поскольку те предпочитали делать карьеру в ИТ отрасли. В итоге компания платила 0,5 млрд. рублей в год за аутсорсинг данной функции (не путать с аутстаффингом).

    Также могут существовать ограничения по количеству штатных сотрудников.

Цикл закупок

    Процесс закупок представляет из себя цикл «от Анализа до Оплаты». Процессы анализа затрат и потребностей, поиска и переговоров с поставщиками, управление контрактами и каталогами требуют от закупщиков высокой квалификации и отвечают за получение добавленной стоимости для предприятия.

Зрелость и развитие закупок

    Наши результаты функциональной диагностики закупок компаний в различных отраслях показывают, что средний уровень зрелости и качества процесса закупок в России не превышает 40% от возможного потенциала. Это значит, что предприятия перманентно теряют огромные средства и все свои сверхиздержки перекладывают на конечного потребителя, снижая собственную конкурентоспособность.

    Почему так происходит:

• Руководство компаний не осознаёт, что закупки могут быть организованы иначе. Нет ясного примера в сопоставимой сфере или отрасли. Относительно развитые закупки (60-70%) есть только в ряде компаний с иностранным менеджментом.
• Ограниченные полномочия у Закупок и, как следствие, низкий уровень управления: большой объём закупается самими «внутренними клиентами», которые даже при недостаточном понимании процесса закупки скорее прибегнут к помощи дорогостоящих внешних экспертов своей категории, чем внутреннего отдела закупок (например, закупка медиа-услуг), нет влияния на спецификацию и объём потребления, закупки не участвуют в стратегических проектах (более того, периметр покрытия составляет всего 30-40% от потенциально управляемого объёма затрат).
• В России не существует профильного образования по Закупкам, и квалифицированных специалистов крайне мало.
• Компании не умеют оценивать добавленную стоимость, которую привносят Закупки. Причиной этому и низкий уровень цифровизации и мастер-данных, и отсутствие развитых методик и инструментов расчёта.
• И, как следствие, низкий уровень инвестиций в развитие функции Закупок и отсутствие какой-либо мотивации закупщиков.

Формы организации закупок

    Формы организации процесса закупок во многом влияют на конечный результат. Основных форм всего три:

    Закупки проводит профессиональный Закупщик

    Данная форма организации наиболее эффективна для стратегических закупок при условии высокого профессионализма команд. Сегодня много компаний в Москве предлагают зарплату в 40 – 60 тыс. руб. закупщику и 100 – 150 тыс. руб. руководителю закупок. Но мы уже отмечали, что квалифицированных и честных закупщиков крайне мало и их вознаграждение обычно в 2 и более раз выше данного уровня. Кроме этого, в 65% европейских компаниях закупщики получают % от сэкономленных средств в качестве бонуса, и данная практика начинает развиваться в России.

    И третья форма организации – закупки осуществляет компания Аутсорсер

    Это весьма новый вид услуги на Российском рынке, и в данной статье мы остановимся на нём подробнее.

Аутсорсинг закупок в мире

    Сегодня это новое направление услуг в закупках, которое отвечает на потребность компаний в повышении эффективности процессов. Мировой рынок Аутсорсинга Закупок в 2019 году оценивается в $5-7 млрд. и ежегодно прирастает на 13%. В США уже 28% организаций пользуются услугой аутсорсинга закупок, 90% из них оценивают этот опыт положительно и планируют его развивать.

    Ключевые игроки имеют штат закупщиков более 1000 человек и объёмы закупок под управлением в десятки миллиардов долларов.

Виды аутсорсинга закупок

    Аутсорсинг может покрывать как отдельные категории материалов и услуг, так и отдельные этапы цикла закупок, а также отдельные процессы (например, аутсорсинг аналитики закупок или расчёта экономии).

    АУТСОРСИНГ ПОСТАВОК

    Клиент передаёт администрирование своих поставщиков и коммерческие условия Аутсорсеру. На основании Заявок от Клиента Аутсорсер закупает материалы или услуги за свой счёт и администрирует поставки.

    Клиент получает:

• Снижение административной нагрузки за счёт сокращения количества прямых контрактов и возможность сосредоточиться на стратегически важных проектах.
• Улучшение условий платежа и денежного потока (Cash Flow) за счёт консолидированной оплаты по принципу «единого окна».
• Уменьшение бюрократии за счёт оптимизации документооборота и преодоление внутренних требований (например, поставщики не готовы предоставить требуемую отсрочку платежа в отличии от Аутсорсера).

    Вознаграждение Аутсорсера может составлять % от объёма закупок.

    АУТСОРСИНГ СНАБЖЕНИЯ

    На основании Заявок и Спецификаций от Клиента Аутсорсер проводит поиск поставщиков по принципу «Открытой Книги». Как и в схеме с Аутсорсингом Поставок, всё администрирование поставщиков лежит на Аутсорсере.

    В дополнение к указанным преимуществам Аутсорсинга Поставок Клиент может получить:

• Экономию на Закупках.
• Доступ к экспертизе.
• Снижение рисков со стороны поставщиков и улучшение качества поставок. Стандартизацию Спецификаций и рабочих процессов.
• Улучшение соблюдения (комплаенс) требований бенефициаров. Аутсорсер гарантирует единство процесса закупок.

    На Аутсорсинг Снабжения преимущественно отдаются малоценные непрямые закупки, которые, однако, могут составлять до 20% затрат компании.

    В зависимости от объёма закупок и того, стоит ли задача по экономии, вознаграждение Аутсорсера может либо рассчитываться как % к стоимости закупки (совокупно в рамках бюджета компании-Клиента), либо состоять из фиксированной части и % от контрактной экономии закупок.

    СТРАТЕГИЧЕСКИЙ АУТСОРСИНГ

    Вознаграждение Аутсорсера предполагает % от достигнутой экономии или рассчитывается на основании трудозатрат с привязкой к достигнутым показателям.

    Комбинация Стратегического Аутсорсинга и Аутсорсинга Поставок приводит к Аутсорсингу Полного Цикла Закупок.

    АУТСОРСИНГ УПРАВЛЕНИЯ КАТЕГОРИЕЙ

    Это наиболее полная форма аутсорсинга. Фактически определённая категория закупок (как правило не стратегическая) передаётся под внешнее управление. Это не только комбинация Стратегического Аутсорсинга и Аутсорсинга Поставок, но и фактическое УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ категории. В данной форме реализуется контроль Потребности и Объёмов Потребления.

    Клиент получает:

• Выполнение показателей по затратам категории.
• Фактическую экономию.
• Снижение административной нагрузки.
• Улучшение денежного потока (Cash Flow).
• Доступ к экспертизе.
• Доступ к новым технологиям и сервису.
• Уменьшение бюрократии и высвобождение внутренних ресурсов.
• Улучшение соблюдения (комплаенс) требований бенефициаров.
• Снижение рисков со стороны поставщиков.
• Стандартизацию спецификаций и рабочих процессов.

    Вознаграждение Аутсорсера зависит от выполнения поставленных задач и складывается из фиксированной части и % от фактической экономии.

    Общая картина выглядит следующим образом:

Развитие Аутсорсинга закупок в России

    Российский рынок сегодня весьма настороженно относится к аутсорсингу закупок, но надо признать, что интерес к данной услуге постепенно растёт.

    Основными барьерами, безусловно, являются:

• отсутствие соответствующей бизнес-практики;
• человеческий фактор (привычки и ограничивающие убеждения, в том числе страх потери контроля);
• сложности в оценке экономической модели и её обоснования.

    Подробнее о том, что останавливает российские компании от использования внешней закупочной экспертизы, в статье Аутсорсинг закупочной функции – встреча экспертов – ноябрь 2020

    Спецификой Аутсорсинга закупок сегодня является то, что он не замещает функцию закупок в компании, а гармонично её дополняет. При этом в компании сохраняется и развивается экспертиза в закупках. Аутсорсинг – это опция, привносящая добавленную стоимость.

    Для понимания необходимости и оптимального формата аутсорсинга, в первую очередь, необходима диагностика закупочных процессов для выявления особенностей организации, зон развития, первоочередных задач и доступных ресурсов.

    Ключом успеха подобных проектов являются выгоды, которые получает Клиент, и на этом основаны договорные отношения. Не бойтесь доверить свои закупки профессионалам.